Offre d'emploi
La Communauté d’Agglomération Royan Atlantique (CARA) est un EPCI de 87 064 habitants regroupant 33 communes. Dans le cadre du changement de gouvernance, il est décidé de créer un poste d’assistante de la DGS élargi au Cabinet du Président. L’assistant·e assure la coordination des agendas en concertation avec le secrétariat du Maire de la ville centre Royan – Président de la CARA et assure le secrétariat particulier de la présidence et de la direction en binôme avec l’assistante en poste au cabinet. L’assistant·e assure un rôle clé dans la coordination des informations et des agendas et doit établir une relation de confiance avec la hiérarchie et les élus. Doté·e d’une expérience confirmée sur un poste d’assistant·e de direction et/ou de cabinet en collectivité territoriale, le/la candidat·e devra faire preuve de réactivité, de qualités relationnelles et d’un sens aigu de l’organisation. Ce poste est ouvert à temps complet en catégorie B filière administrative et pourra être pourvu, en l’absence de fonctionnaire, par un agent contractuel de droit public dans les conditions prévues par le code général de la fonction publique.
Sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous assurez les missions suivantes : - Gérer et organiser les agendas professionnels du Président et de la Direction Générale - Organiser et coordonner les agendas professionnels au regard des contraintes de chacun et en concertation avec les priorités du Président et de la DGS o Veiller à la bonne coordination des agendas CARA et mairie du Président o Rappeler les informations importantes au Président et à la direction générale o Organiser les déplacements des élus et de la direction générale - Planifier les réunions et rendez-vous o Planifier les réunions et rendez-vous en tenant compte des impératifs de chacun o Assurer l’organisation logistique des réunions : réserver un lieu, une date, inviter et relancer les participants, veiller à l’installation de la salle … o Préparer en amont les dossiers concernant la réunion/rdv ou recueillir les éléments auprès des services - Participer au protocole o Participer à l’organisation des cérémonies officielles et autres manifestations, en partenariat avec la direction de la communication : coordination des services et prestataires concernés, suivi de la diffusion de l'information et de l'envoi des invitations. o Mise à jour des fichiers protocolaires et création de fichiers ciblés pour l'envoi des invitations officielles - Assurer le secrétariat de direction pour le Président et la Direction Générale - Accueil et gestion administrative o Répondre aux appels téléphoniques, renseigner ou orienter vers l’interlocuteur compétent en évaluant les priorités o Filtrer les messages et les transmettre en hiérarchisant les demandes selon le caractère d’urgence o Gérer les courriers/mails « entrant » et « sortant » : filtrer et réorienter les courriers électroniques, rédiger des propositions de réponses, pour le courrier suivre le circuit de signature (dématérialisé avec outil MARCH), assurer la diffusion o Veiller au suivi des réponses apportées par les services avec le logiciel MARCH o Relire les documents produits par la direction et les mettre en forme o Prendre des notes, rédiger et mettre en forme les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement : courriers, notes, comptes rendus, présentations o Assurer la transmission des informations en interne et en externe (notes…) o Classer et archiver les dossiers (papier et numérique) - Assister et contribuer à l’élaboration de dossiers o Participer à la rédaction et à la mise en forme de documents confiés par la direction o Participer à la préparation des supports de réunions (power point) o Assurer l’interface avec les services CARA et les mairies du territoire le cas échéant o Assurer une veille juridique ou des recherches sur des thématiques spécifiques confiées
Le·la candidat·e devra impérativement connaitre l’environnement territorial et les acteurs publics et faire preuve de : • Compétences relationnelles : sens du service public, diplomatie, aisance dans le travail transversal, s’adapter aux divers interlocuteurs • Qualité d’expression écrite et orale : esprit de synthèse, capacité à rédiger des comptes rendus, notes, rapports, actes administratifs, etc. • Qualités personnelles : rigueur et gestion des priorités, autonomie, adaptabilité • Maitrise des outils bureautiques (word, excel, power point) et capacité à s’adapter aux outils internes et au logiciel courrier MARCH • Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité
CNAS (loisirs, vacances, enfants…), titres restaurant, chèques cadeau et chèques culture, participation employeur prévoyance et santé (contrat groupe maintien de salaire et contrat collectif mutuelle santé), prise en charge à 75% des frais de trajet domicile-travail (abonnement transport en commun uniquement). Sélection des candidatures Toutes les candidatures sont étudiées et font l’objet d’une sélection pour l’entretien avec le jury. La direction des ressources humaines vous contactera directement pour organiser l’entretien, le cas échéant. A l’issue du recrutement, tous les candidats sont informés de la suite réservée à leur candidature. Contacts : 05 46 22 19 20 - Catherine COUTURIER-DAMET, Directrice des Ressources Humaines